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摘自《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》
——日/赤羽雄二（韩国麦肯锡公司创始人、日本咨询大师）
1
不断尝试提升工作速度的方法：
>>提升工作速度的关键是“工作的速度能够无限地提升下去”以及“思考的速度能够无限地提升下去”这两种信念的基础，也就是不断尝试各种创新的工作方式。
通过“快”和“早”提升工作效率：
“如何快速地推进工作”以及“如何尽早开始工作并结束工作”，核心都是“速度能够解决一切问题”。
“快”是指推进工作的速度，相当于英语中的“fast”这个单词。以怎样的速度准确地把握问题、解决问题并得出成果，“快”就是指在单位时间内的工作效率。速度越快，制作资料的时间、举行会议的时间、完成某项工作的时间都会相应缩短，继而取得成果。
这样一来，就有充分的时间去完成你想要完成的其他工作，或者更应该完成的工作，进一步推动良性循环。
“早”是指清早、早起等时序在先的单词，相当于英语中的“early”这个单词。即使速度相同，如果尽早开始，就能提前规划好工作，避免浪费时间。
因此，与提高工作效率同等重要的就是“早”，赶早就能先发制人，做好准备工作，减少时间的浪费，容易形成良性循环。
工作进展缓慢的原因：
——没有迅速开始工作。
——无法专注于应该完成的工作。
——工作缺乏计划性，不断滞后。
——优柔寡断，犹豫不决。
——制作文件和资料的速度慢。
——在电子邮件上花费大量的时间。
——会议又多又长。
——大量的退回与重做。
·速度能够解决5个问题：
——一旦速度提升，就能迅速着手该做的工作。
——一旦速度提升，头脑就会越来越灵活。
——一旦速度提升，便能多次运用PDCA管理循环，完善和巩固成果。
——一旦速度提升，便会充满干劲。
——速度提升之后，才能发挥出实力。
工作速度能够持续提升：
>>因为工作中可改进的点是无限的。
2
提升工作速度的8个原则：
——形成整体印象：
>>要想提升工作速度，首先必须对该项工作有整体印象。
>>所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。
>>有了整体印象，就能清楚判断哪个部分是最重要的，哪个部分不那么重要，哪个部分是必须认真对待的关键节点，哪个部分是危险的过渡阶段如此，诸如过分细致地工作、一开始便在不那么重要的本应暂缓的工作上浪费过多时间等情况就可以避免，同时还能在全面分析风险因素的基础上，致力于提升工作速度。上司也会更加放心，团队中经验较少的成员在对工作形成了整体印象后，也都能顺利完成各自的任务。
——工作不要过于细致：
>>为了尽快推进工作，不应该过于细致。当然细致本身是件好事，但重要的是“不要过于细致”。
>>当然真正重要的核心部分的工作必须认真细致地完成，但是其他的部分如果也按照同样的细致程度来缓慢推进的话，那么不管有多少时间都是不够用的。从结果上来看，一旦超过截止时间，那么不管之前工作做得多么细致都于事无补。
>>即使是对于工作的核心部分，也要时刻思考以下问题：这样的细致程度真的合适吗？这样的做法是否会导致品质过高而以至于多余？或者花了这么多时间，实际上和真正意义上的细致是否尚有差距呢？上一次是最佳的解决方案，这一次是否就不是最佳了？如果反复进行多次工作，便能找到相对更佳和更省时的解决方案，当然，这样的解决方案并不是指“偷工减料”。
>>一直把细致视为生命的人应该明确，在工作中，“成功＝工作顺利完成”。首先应该明白，要完成工作就必须对工作有整体把握。在全力完成工作之后，再回头重新检查一遍，从整体上来说实际上也是细致地完成了工作。对于即便如此仍觉得难以接受的人，我认为可以这样思考：工作的整体流程其实也包含了许多不确定因素，如果在其中的一小部分上花费了过多的时间，那么最终往往会因为时间不足而陷入匆忙慌张、难以应对的窘境。也就是说，虽然非常细致地完成了某个部分，但是从工作整体的角度来看却一点都不细致。
>>即便如此却还是难以理解这一点的人，可以尝试这样思考：工作本身并不是以细致完成为最终目的，它终究要以做出某项成果为目的。为了做出成果，我们才需要某种程度的细致，只需要满足这个条件就够了，“细致”却绝对不是一个必要的前提。当时间非常充分，而且人手也很充足的情况下，有时候人们也会过于细致地完成某项工作，顾客对于这样的细致也确实是赞不绝口的。但是现实生活中，有的顾客希望尽早拿到成果，或者顾客本身的利益与细致无关，所以对细致与否不太重视的情况也非常常见。某种程度上，只要极其细致地完成工作，顾客就会相应地支付一笔额外费用的时期在以往确实也存在过，但是现在却越来越少了。所以不要一味拘泥于细致，在考虑到平衡各要素的基础上，只需要细致地完成对客户来说真正有意义的那部分工作即可。
>>综上所述，虽然每个人都有各自的价值观，但是对每项工作，“不要无意义地过于细致地工作”这一点是非常重要的。在很多情况下，“细致”并不是顾客的要求，而很有可能是工作者不仔细思考便着手工作的结果。
——掌握工作的要领：
>>所谓掌握工作的要领是指，把握完成工作所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。
>>因为掌握了要点，所以心情相对比较放松，在把握工作各要素的整体平衡的同时，能够充分应用PDCA管理循环。因为把精力主要放在了应该重视的部分上，所以能够确保最终的成果质量，也不用担心出现被大量工作逼得手足无措的情况。
>>因此，掌握了工作要领的人看起来总是比较坦然、放松，也不会给人焦躁的印象。他们总是很冷静，还时常和旁人沟通，并且其工作本身也是以电光火石的速度在推进，他们的视野也绝对不会闭塞。他们总给人一种富有亲和力、丝毫没有妄自尊大的印象。那么究竟该怎么做才能拥有这样出色的状态呢？
>>首先，你必须想象某项工作进展顺利并已经圆满完成的情形，脑中要有明确的“工作成功的设想”。
>>此外，对于实现“工作成功的设想”所必需的要素，通过反复在脑中模拟现实来明确工作的运行流程也是非常重要的。
>>我们必须首先多次缜密地思考必须在什么时间之前做什么事，必须做到什么程度，必须按照什么顺序来做，必须委托谁来完成等问题，然后在头脑中反复模拟现实。通过反复的思考，就能明确哪个步骤容易出问题，脑中便会涌现出许多类似的想法。
>>在尚未熟悉某项工作的流程时，应当多多观察工作熟练者的工作状态，思考对方为什么总是能如此熟练地完成工作，他们眼中的工作要领是哪个部分，他们又是如何一步一步完成的，类似这样值得学习的地方数不胜数。在一旁观察的时候，总还是有许多不明白的地方，所以还应该多多向他人虚心求教。在这个过程中，便能反复体会到“原来如此”的喜悦。
——形成良性循环：
>>为了提升工作速度，应当让工作中的各个部分都进入良性循环。所谓良性循环是指在推进工作的时候，工作本身朝着良好的方向自然发展的状况，另外，周围的相关人士会不断协助自己，各种各样的好事也会接踵而至。
>>要想形成上述的“良性循环”，需要掌握这样几个诀窍。
>>第一点，良性循环只会在互相信赖的团队成员和伙伴之间形成。人际关系不稳定的话，当然就难以形成良性循环。因此应当重视团队和成员，重视彼此之间的沟通，这样才能使业务良性发展。有了良好的人际关系，工作在不知不觉间进入某种良性循环也就不足为奇了。
>>第二点，一旦形成了良性循环，则应当让良性循环进一步加速朝着更好的方向发展。究竟形成了怎样的良性循环，自己能亲身体验到，于是也更加有动力去寻找适当的方法进一步推动它的良性发展。这其实是工作过程中最让人快乐的一件事。大脑中会接二连三地涌现好主意，每次尝试都会带来全新的成果，团队成员欢欣雀跃，顾客也心满意足，这就形成一种从未有过的积极状况。
>>第三点，实际上我们也不应当过于主动地促进良性循环的形成。良性循环就如同在初春撒下的许多种子，用不了多久就会自然地萌芽。到底哪种种子能够形成良性循环，不经过实际观察的话是难以得出结论的。播撒种子的行为绝非偶然而为之，但也不用刻意而为之，只要专注于播撒种子这件事本身即可。
>>如果刻意地想要形成某种良性循环，往往会适得其反。工作前的准备和铺垫也很重要，良性循环往往在它必然会形成的时候自然出现，犹如水到渠成。
——对改善方法本身做改善：
>>任何人，在任何工作中，都希望通过一些改善方法来更加有效地推进工作。在经过这个阶段之后，人们还会意识到“对改善方法本身做出改善”，或者是“寻找特别的改善方法”，让工作速度进一步提升。我个人非常关注这一点。不要局限于“少许的改善方法”，而要寻找更加彻底的“特别的改善方法”。
——凡事提前：
>>在迅速推进工作方面极其重要的一点，就是将能够完成的工作全部提前完成。所谓“全部提前”是指，即便是计划中的工作，只要是在能够完成的范围之内，都尽量提前一些完成。提前完成会让人更加轻松，时间上也更加充裕，让人冷静地以更加全面的视角来推进工作。心中感到轻松的同时，大脑也会变得更加灵活。
>> “全部提前”并不是指要一直工作到赶最后一班地铁，也不是指通宵达旦地工作。例如某天晚上要参加培训班和研讨会，所以在参加前将能够完成的工作全部完成，这才是“全部提前”，仅此而已。并不是要求长时间加班，而是希望在自己能够接受的有限时间内全力完成工作。这样做才能让自己真正地放松，才能让自己重拾自信，才能让身体分泌肾上腺素，才能让思维更加活跃，发挥出真正的实力。如果凡事都能以提前完成为前提，那么临时抱佛脚的情形便会消失不见，因为即使遗漏了计划中的工作，只要时间充裕便没有什么大问题。
——凡事先行一步：
>>凡事都比人先行一步，对人的精神是非常有益的。凡事先行一步是指“比别人先行思考应当前行的方向”、“比别人先行调查应该调查的信息”、“主动设定会议内容”等等。换句话说，在别人注意到问题并采取行动之前，你不知不觉间就已经进入先行一步的状态。
>>哪怕只是比别人先行半步也好。你只需要比别人稍微早一些采取行动，便能充分地发挥出领导能力。因为在任何情况下，人们总是愿意追随那些比自己先踏出一步的人。人们会向你请教经验，你也能获取不少新的信息，在这样的状态下更容易找准最佳方案，还能进一步发挥自己的领导能力。能够成功发挥出领导能力的人，愿意与之共事的伙伴也会不断增加，于是工作速度便得到进一步的提升。
——尽量避免返工：
>>返工不仅是花费多余的时间，还会导致团队的士气大幅下降，让工作重新回到正轨也并不容易。一旦发生了返工的情形，有时候还会不断拖慢进度，甚至到最后也无法挽回已经产生的损失。作为领导者，自信和勇气都会受到影响，而成员对领导者的信赖感也会大幅下降。
3
通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考：
>>锻炼用A4纸做笔记。一张A4纸，只写一个主题，写4-6行。一分钟写一张纸。一天写十张A4纸。写的时间长了，思路就会如泉涌一般而出，从而实现零秒思考。基本上最后就是做到拿起笔来，不假思索，立即写。
>>也可以通过改善版的方式来做笔记实现零秒思考。即利用WORD来做笔记。每天固定写几页。
零基础思考：
>>这种思考方式是指，对于“本来应该如何解决”或者是“本来必须如何解决”之类的问题，不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。
最有效率的收集信息的方法：
>>每天早晚，各花30分钟收集信息。即固定时间和时长来掌握最新的各种信息。
>>利用通勤时间读书。
4
写博客，成为领域专家：
>>首先可以设立一个该相关领域的博客，然后每天花20~30分钟写日志，这就是一个良好的起点。每周写1~2次，坚持写3~6个月的时间。通过反复在博客上发表日志，即便一开始是个门外汉，也会逐渐开始熟悉这个领域。如果还设立了Facebook主页和Facebook小组，并且每次写了日志之后就在推特上发表动态，那么在该领域你就会更加受到人们的瞩目。于是逐渐地人们会邀请你去参加一些学习会、研讨会以及论坛并演讲。
掌握所写领域博客的大量范例：
>>对于不知道从何下手写博客日志的读者来说，我建议大家首先阅读1000篇以上与自己感兴趣的领域有关的博客日志。虽然领域不同，内容也会有所不同，但哪怕是3~5位作者所写的日志，其内容就已经相当丰富，涉及各个方面，从中一定可以找到自己最欣赏的作者。他们是如何写博客日志的，是如何深度挖掘相关主题的，使用的信息源来自何处，如果能够参考他人的这些经验，就能够清楚地了解
5
练习英语听力的方法：
>>为了提高听力，我建议大家反复观看对话量非常大的电视连续剧DVD。我最推荐的连续剧是将法律和恋爱因素融为一体的《甜心俏佳人》，其中的对话非常丰富。主角的语速很快，英语的节奏感很强，一旦听习惯了，就能够同时学到商务英语和日常生活用的英语。完全不需要购买每一集的DVD，也不用购买最新剧集的DVD。其实只需要在网上买一盒DVD，然后反复练习听力就足够了。练习听力的方法是第一次先看中文字幕，第二次只看英语字幕，第三次不要看字幕，而是努力去听。因为已经理解了内容，会意外地觉得能够听懂英文对话的内容。“我似乎也开始能够听懂一些英语了”，这样的自我感觉是非常重要的。对于特别不擅长英语的人，我建议大家能够反复观看第二遍的英语字幕。这个过程如果不积累到一定程度的话，就无法进入下一个步骤，所以在竖起耳朵仔细聆听的时候，眼睛还要不停地跟着字幕走。如果觉得自己能够稍微听懂一些英语了，除了DVD以外，还可以通过播客（数字广播）来收听奥巴马总统的演说，以及YouTube上自己感兴趣的会议实录等内容。只要在网上仔细搜索，还能找到一些长度在30~60分钟的音频文件，也可以反复地听这些文件。
>>在自己不太感兴趣的领域上花时间去练习听力，结果也不会太乐观。最好是将练习听力的时间集中在自己喜欢的领域、想要学习的领域，以及关心的领域。如果能同时实现收集信息和强化英语能力的目的，内心就会有充分利用时间后的成就感。
练习英文阅读能力的方法：
>>要想强化读解能力，最重要的就是增加阅读量。虽然人们常说阅读英文报纸和杂志非常有效，但由于这些报道比较简短，或者话题比较杂乱、价格太贵，最终我没能坚持下来。我建议大家阅读以故事为主线的平装本书籍，认真地阅读10本左右就可以了。读完了之后，自己的读解能力会有很大提升。
练习英语口语能力的方法：
>>要想强化口语能力，在国外出差时以及和英语圈国家的上司交流的时候，会常用一些短句。将这些内容事先准备数百条，然后反复阅读，我认为这是强化口语能力的最佳捷径。
6
短时间内完成制作文件和资料的方法：
>>使用“A4纸做笔记”法，写下主要思路。
>>制定写作目录，将写下的笔记根据目录进行分类，并且逐一完善。
>>再输入到WORD或PPT中。输入过程中，不断完善。
7
安排员工工作的方法：
>>向员工指示工作的时候，从一开始就应当尽量详细地写一份工作完成概要，交给员工。
>>当制作业务涉及计划书、报告书等资料时，先确定整体的目录、页数和页面的分配，写出每一页的标题，然后编上页码。
>>一旦习惯了以后，就可以在员工面前直接编写工作完成概要，直接和员工沟通并达成一致，然后让员工迅速地推进工作。
>>在每次召开进度确认会议的时候，让员工把正在制作的资料全部复印，然后让员工说明新完成的工作部分，那么作为上司，就能更轻松地确认进度和至今为止的工作动向。
>>对于进度确认会议中不足的部分，由上司来做出补充。
>>如果频度较高，那么每一次的进度确认会议只需要10~15分钟就足够了，不会花费太多的精力，并且工作完成的质量也能得到大幅度改善
8
快速使用电脑的方法：
>>打字一定要盲打。
>>多使用快捷键，节约时间。不要忽视一两秒的时间，一天积累下来就可以节约不少时间。
>>将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里。特别是范本类的，便于下次写作时，查询，直接借用版式或内容。
>>频繁保存文件，避免死机后文件丢失。
>>关掉网络，集中于写作。
9
如何高效举行会议的方法：
>>将所有的会议时间减少一半。
>>将会议的次数减少一半。
>>将会议出席人数减少到一半。
>>迅速高效地推进会议中的讨论。
>>白板可以让会议的效率提高数倍。白板的使用方法：由会议负责人板书，将发言内容如实记录，整理要采取的行动，同时随时说明会议主题以免跑题。最后拍照作为会议纪要。
高效沟通的方法：
>>认真倾听他人的发言。
>>将想要传达的信息归纳成3-4个重点。
>>将应该传达的全部信息，直接传达给对方。不遗漏（包括要求、不满等），不绕弯（直接一点，既节约时间，又能让对方听懂）。
>>通过书面形式共享意见一致的内容。
积极反馈的方法：
>> 做事特别利落的人，一般都很擅长积极地反馈。所谓积极地反馈是指，在员工和团队成员获得出色的成果时给予表扬和感谢，或者慰劳大家。不论是多么琐碎的事情，都要当场表扬他人。不要担心自己的表扬太夸张，要发自内心地去表扬。就算结果不太理想，如果是大家付出了很多努力，并且过程很不错的情况，就应当马上表扬：“大家尽力了！”“大家真是辛苦了！”“真是帮了大忙了！”即使是没有成果的时候，也要安慰大家：“这次虽然进展得不顺利，下次我们就换个策略吧。下次一定会成功的！”
>> 无论是谁，只要受到了表扬和感谢，被他人慰劳，都会感到喜悦。这时候更能涌起干劲，会想要更加努力。为了这个上司，为了这个团队的领导，想要更加努力付出，拿出成果。这就是人类与生俱来的感情。
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