秘书不但要能写材料，而且要能改材料。修改材料的难度不亚于撰写材料，修改者不但要能看出材料的毛病，准确修改完善，使之符合工作规范，还要让原稿起草者心服口服，这是很需要眼力和水平的。关于修改材料，历来是仁者见仁、智者见智，各有真知灼见。笔者结合实践谈谈材料修改问题。
一、判断材料主题是否符合要求
所有材料都应围绕主题起草，从来没有主题不明的材料。
鲜明的主题是材料的生命和价值所在，也是真正体现材料作用的核心所在。
我们起草材料之前都要首先确定主题，然后才能动手写作，否则材料就有可能因主题不明而乱七八糟、不知所云；该体现的没有体现，该强调的没强调，让听者感觉不到位、不过瘾。
材料不论长短，都要紧紧围绕主题把事情说清楚，让别人看明白。
每个材料突出什么观点，讲什么内容，选择哪些素材，说到什么程度，面向哪些对象，分析哪些问题，把握什么口径，表达哪些想法，体现什么意图，实现什么目的，等等，这些都要根据工作需要，围绕主题、突出重点地组织材料、搭建框架，然后起草文稿。
所以，修改材料首先就要看材料是否符合主题，如果符合主题就可着手修改，否则就要打回重新起草，不做无用之功。
二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅
所有材料都有一定篇幅限制，从来没有不受篇幅限制的材料。
材料篇幅长短主要取决于所反映事项本身的复杂程度、面向对象、文种、应用场合、工作要求等诸多因素。
修改材料第二法则就是控制材料篇幅。
确定主题没有问题后，材料起草者可自行删减或者增加内容，从篇幅上满足材料要求，而后再动手审阅修改其他内容。
此外，还要注意材料体态美，做到整体布局匀称均衡，避免头重脚轻、肌体发育不全等现象。
材料的各个层次、层次的各个段落、段落的各个句子、句子的各个用词，都要讲究份量协调、表述连贯、文辞整洁以及语意明确、内容全面等。
增减材料篇幅通常由起草者动手较好。主要是因为起草者作为具体操办人，知道材料详略取舍的重点，本人动手操作更易掌握尺度。这种办法在实践中用得较多，也很有效。因修改基于篇幅长短，故称之为“皮尺尺量法”，篇幅长短根据实际需要而定。
三、删繁就简突出材料重点
每个材料都有重点所在，整篇材料有全文重点，每段文字有每段文字重点，同样工作面向不同对象或者不同场合，其重点都各有不同，既需要起草者很好把握，又需要修改者控好详略。
我们修改材料时要认真思考材料的重点是什么？看看材料是否充分体现了重点？例如，同样是抗灾救灾主题的材料，在不同场合就有不同重点：如果用于对下部署工作，材料重点就要放在目前形势、职责任务、工作安排、后勤保障、工作纪律等方面；如果是对外宣传，重点就要放在总体形势、救灾举措、救灾成绩、社会救助、提醒警示以及需要公众协助事项等方面，营造全社会合力抗灾救灾的浓厚舆论氛围；如果是对上汇报，材料重点就要放在组织发动、工作措施、工作成效、目前状况、存在问题、原因分析、下一步推进举措以及需要关心支持事项等方面，让上级了解相关情况；如果是请求上级支援，材料重点就要放在支持事项内容、请示缘由等方面。
由此可见，修改材料必须明确重点所在，才能围绕主题作出针对性修改，着重保留跟主题相关的重点内容，敢于大刀阔斧砍掉偏离重点或者没有关系的内容，保证重点突出。
笔者曾经处理过一个重点严重不清的应急预案。
这个预案有78页之多，4万多字，总体框架基本符合应急预案写作要求，但是有很多连篇累牍的背景性资料，从应急对象基本情况、卫生医疗机构情况到消防设施情况，从发展历史到现实情况，完全是在图书馆及网上检索资料的堆砌物，体系臃肿、内容庞杂，重点不明、书生气十足，并且经常出现与实际情况不相符合的错误。
一般情况下，应急预案中的行动细节、专业术语以及图表等内容应由各个专业组掌握或在指挥部里张贴，因为这些东西基本上属于专业组层面或者处室层面的，甚至是一线抢险队员或资料员的事情。
这些东西放在市政府文件里显然不妥，造成政府文件冗长，而且影响效率，淹没了重点内容。
如果真发生紧急情况，恐怕等把这个预案翻完，突发事故也就结束了。
应急预案作为发生紧急情况时组织应急处置的工作方案，也是平时组织应急演练的行动方案。
其重点应该紧紧围绕组织指挥体系及职责、预警和预防机制、应急响应和处置、保障措施教育、演习和监督管理等方面，而不必将基础性背景资料充斥到材料之中。
经过笔者大刀阔斧的修改，4万多字送审稿只保留3900多字，成为正式印发稿。
真正出现突发问题的时候，市政府只需要启动应急预案，通过指挥部把命令直接下达到各个专业组负责人，由各个专业组负责人执行具体应急行动。这里包含的两个层次，不能放到一起。把各个专业组任务放到政府层面，也就混淆了政府应急预案与专业组之间的关系，分工不清，责任不明，必然影响事件的处置结果。
四、去除起草单位夹带的“私货”
按照文件制定规则，文件起草一般由牵头的职能部门根据领导要求，结合实际情况，再征求同级部门的意见和建议，最后拟写出文件文本，报送领导机关审议。
在文件起草过程中，相关部门为了强化本单位地位或者维护本单位利益，往往会将某些属于本单位职责范畴内的事项或者资金安排等内容塞进文件之中，希望通过上级机关文件进一步强化本单位的权威性，或者为今后本单位开展工作提供政策性依据。
例如，有些单位在起草文件中有意提出将某项工作的专项资金纳入财政预算，希望借助文件权威为今后申请经费提供方便。
再如：某地出台失信惩戒文件，住房管理部门提出将不按时缴纳物业费行为纳入自然人失信管理范围，显然有失公允。
对于这类部门色彩强烈的夹带内容，我们要有较高政策素养，要熟悉法律法规及部门职责，还要有明察秋毫的眼光，善于从繁杂文字中找出部门夹带的“私货”并果断剔除。
五、剔除没有可操作性的内容
来源于实践、回归于实践、应用于实践是所有材料的立足点和落脚点。
各种材料都是为了反映工作、传达意见、沟通信息、落实工作，都要着眼于实践客观性，特别是实践可操作性，这样才有实用价值和生命力，脱离实践就犹如空中浮萍，看起来很光鲜，但是落不到地上，得不到贯彻，也就徒劳无功。
我们对于那些脱离实际或者实践中得不到落实的内容要大刀阔斧地去除。
这类问题比较容易发现，只要放到社会实践中，结合实际多问几个能不能落实就可以了。
例如《××市机动车驾驶人文明交通信用管理办法（试行）》关于惩戒交通失信行为的内容有两条，其中：
印发件内容：
第一条公安、教育、人社、交通、银行、保险公司等单位应按规定将文明交通信用与职业准入、个人信贷、车辆保险、评优评先等挂钩，主动查询机动车驾驶人、所有人文明交通信用记录，对交通失信行为人实施相应惩戒。
第二条各级机关、各类国有企事业单位招考聘用工作人员时，应按有关规定取消有较重或严重交通失信记录的人报考应聘资格。
各级机关及各类国有企事业单位、社会组织、行业机构不给有较重或严重交通失信记录的人授予荣誉称号。
部门报审件原文内容：
第一条 文明办、公安、教育、城市管理、人力资源和社会保障、住房、交通运输、银行、保险公司以及各类企事业单位，在行政管理、资格资质认定、职业准入、个人信贷、车辆保险、评优评先时，对交通信用实行联动管理。
第二条 行政机关、事业单位和行业服务机构在行政管理或公共服务中应当对具有一般交通信用失信记录的，及时进行信用提醒或者诚信约谈，敦促其纠正违法行为、诚信守法；对具有较重、严重交通信用失信记录的，实行联动惩戒。
第三条 信用管理机构对列入公共信用信息系统交通失信“黑名单”的人员，可以通过网络、电视、报纸、广播等形式予以曝光。
第四条 党政机关、企事业单位、社会组织、行业机构在评优评先时，应当经市、县（区）公共信用信息查询系统查询参评对象交通信用信息，对具有较重、严重交通信用失信记录的，取消评先评优资格。
第五条 各党政机关招录公务员、工勤人员，企事业单位招聘工作人员时，对有较重或者严重交通失信记录的人，按照有关招录（招聘）规定和《××省自然人失信惩戒办法（试行）》规定的有关惩戒条款执行。
第六条 公路客运、公交客运、出租客运、旅游客运、危险品运输、校车服务、渣土运输企业在招聘、管理驾驶人时，应当主动查询、应用交通信用记录。
聘用单位对具有一般交通信用失信记录的应聘人员，应组织岗前警示教育、并经测试合格后方可准予上岗；对具有较重或严重交通失信记录的应聘人员，不予聘用；在同等条件下，经信用管理机构或者信用服务机构出具无交通信用失信记录报告或个人综合信用报告评分较高的应聘人员优先录用。
交通运输、教育行政、城市管理等主管部门对公路客运、公交客运、出租客运、旅游客运、危险品运输、校车服务、渣土运输车驾驶人具有较重、严重交通信用失信记录的应当通报所在单位；对具有较重交通失信记录的，责令予以内部处罚、转岗，不得在交通信用失信记录修复前安排驾驶上述车辆；对具有严重交通信用失信记录的，责令解除聘用。
第七条 交通运输部门办理机动车驾驶人申请参加道路运输驾驶员从业资格考试业务时，应当主动查询、应用交通信用记录。对3年内有重大以上交通责任事故和交通违法记满12分记录的机动车驾驶人申请参加道路运输驾驶员从业资格考试的，不予受理。
第八条 商业银行在审批发放个人贷款时，对申请人具有严重交通信用失信记录的，作为限制贷款重要参考依据。
部门在报审件中共列出了八种交通失信行为惩戒管理内容，希望对交通失信行为惩戒作出尽量细致的规定。
通过分析，我们看到其中几项是没有可操作性内容：一是政府文件要求全社会各类单位参与交通失信惩戒，这是做不到的，要求每个企业和社会机构都参与惩戒，这在实际工作中根本做不到，特别是非政府所属的各类企业，而且此事也不应该通过政府行政命令强行推进；二是交通失信行为主要由公安交通管理部门曝光，不能规定由信用管理机构曝光，信用管理机构主要履行的是工作协调职责；三是要求所有单位取消交通失信行为人员的聘用资格的强制性规定，也没有可操作性；四是银行贷款的主要依据是经济效益及贷款者还款能力，不可能将交通失信行为作为参考因素。
保险公司将交通文明行为作为考量保险对象的重要依据，直接动因也是与经济效益直接挂钩，即使政府文件不作规定也会主动纳入工作范畴。
本段从操作性层面考虑仅应保留印发件上的两条内容。
六、注意遵守基本语法规则
不论什么单位的材料，也不论什么文种文体，在写作时都要遵循基本的语法规则，保证材料文通句顺、符合规则。
我们在修改材料时要求做到字斟句酌，逐句审核其是否符合语法规则。
所谓语法规则，其实就是一种文字编排秩序和通用语言规范、惯例。
通用语言规范及惯例是一个民族或者国家对通用语言文字表达方式所作的规范性规定。
我们需要遵循的基本规范主要有四个：一是学校老师在课堂上传授的语法知识，二是国家语言文字工作委员会出台的语言文字规范规定，三是《党政机关公文处理工作条例》，四是各单位根据实际制定的材料处理规则。
其中，第四条是部分大型企事业单位根据业务需要制定的个性化规定，是为了满足单位内部材料运转需要。
语法规则的本质是让大家遵循共同的表达规律，准确沟通信息、传达思想，让阅者看得明白，不产生歧义。
语法规则说起来复杂，其实应用到材料中并不复杂，只需要文通句顺、表达主题就可。
从语法规则来说，我们要注意以下几点：一要句子表述完整，说什么就说完整，不要有残缺、半截话，最简单的就是保持主语、谓语和宾语的完整性、连贯性。
二要注意主语的统一性，注重每个叙述单元完整，把一句话讲完了再用新的主语讲另一句话，不能随便更换主语，搞乱层次。
三是不要有病句，使读者难以理解；四要去除个人口头语或者过分个性化表达方式，防止材料叙述琐碎、逻辑混乱。
五要注意正确使用标点。
标点错误是材料常见病，也是容易忽视的重要问题。
比如，不会用句号，一段话从头到尾都是逗号。
一般情况下，一个主语领起的语句讲完后就要用句号。
一个主语后面跟好几句内容，就用逗号。
一个主语有好几个并列的内容就用分号。
需要引用书名或者文件、材料名称的就用书名号。
引用其他文件或者材料中的原文就用双引号。
各类机关材料都要慎用感叹号，主要是感叹号蕴含强烈的感情色彩，稍不注意就容易让阅文者认为情绪化太重，产生反感情绪。
值得一提的是，语法问题还是材料处理和审核中经常关注的首要问题。
人们审核或者阅读材料，往往习惯首先关注材料是否通畅，是否有语法问题；要是材料语法有问题，既有病句，还有标点问题，那么对材料印象就会大打折扣，认为起草单位不重视、水平低。
退回重新修改完善不但没有面子，而且还会影响工作效率。
笔者曾经见过一份项目计划书，不足三页纸，从头到尾语法错误密密麻麻，似乎作者想怎么写就怎么写，根本就没有构思布局、字斟句酌痕迹。
结果可想而知，该项目计划书被发回修改完善，时间来来回回好几天，严重影响了工作效率。
语法错误在材料起草中虽然属于低级问题，但是往往成为材料硬伤，一般会被认为是起草单位整体工作水平较低的表现。语法规则是小事，也是要事，弄得不好还会成为烦心事。我们起草材料不论是鸿篇巨制，还是三言两语的短文，都要在起草之初强化语法规则意识，规规矩矩遵守语法规则，按照语法规则遣词造句，来不得半点马虎。
七、注意破除机械主义与迷信倾向
我们还会经常碰到大量引用上级单位文件的材料和委托专业机构制订的工作材料。
在我们下手修改时可能有人会提醒这是上级机关材料内容，或者说这是某某专家亲自牵头整理的，言下之意就是你不能对这些材料随便动手。
这实质上是盲目迷信上级、崇拜专家，机械照搬，还有不动脑筋、偷懒的问题。
对此，我们不能抱有本本照抄主义或者机械教条主义，而要保持独立思维和清醒认识。
上级单位材料，内容比下级单位材料更具有宽泛性、原则性及指导性，需要下级单位在准确理解其核心精神并认真贯彻的前提下，结合本单位实际富有成效地做好落实工作，不要本本主义、照抄照搬。
专家或者专业机构提供的材料，专业性、学术性、体系性、科学性突出，可以为决策提供参考，但要变成执行层面材料，则需要经过责任主体的理解、吸收和改造，去除那些纯学术的背景性、探讨性、资料性或者理论性内容，力求符合政策要求和实际工作需要，同时更有可操作性、现实合理性，不能因迷信专家权威而畏首缩脚。
笔者在某部门举办公文处理讲座期间，在会场见到该部门印发的《关于加强信息报送工作的通知》，发现此材料最大的问题是照抄照搬上级文件，其中具有代表性的毛病就是多处出现“我厅”字样以及部分内容明显属于省内其他城市的工作内容。
我当即以此为范本具体介绍了材料的若干修改办法。
经了解，该文基本是照抄省主管部门的工作通知，没有考虑到与本市紧密结合问题。
现实中，更有甚者是照搬上级部门文件甚至照搬兄弟单位材料，只是更改了地区名称而已，做成了纯粹机械主义的东西，结果不但效果不佳，而且还让单位和领导蒙羞。
某地消防部门领导拿着外地消防工作讲话稿作重要讲话之事已经成为笑谈。
八、剔除不符合公文处理规范的内容
材料如果属于机关法定公文，我们除了做好前面七个方面工作外，还要按照公文处理规范要求做好修改工作。
公文处理跟一般工作材料的不同之处在于其内容和格式都有一套规范性要求。
各级党政机关、国有企事业单位的公文，目前执行的是2012年2月中共中央办公厅、国务院办公厅联合出台的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）以及国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月发布《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）。
其他企业既有参照党政机关制定公文处理规范行文的，也有根据自身情况单独制定公文处理办法的。
不论哪种情况，公文材料都要求规范齐整、有章可循、有据可依。
《党政机关公文处理工作条例》包含了公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等方面内容，是各级党政机关公文处理工作的法定依据和规范要求。《党政机关公文格式》则从技术操作层面对公文通用纸张、排版和印制装订要求、公文格式各要素编排规则等方面制定了国家标准。
不论起草材料，还是修改材料，我们都要认真执行条例、遵守标准。
从修改角度来说，我们需要重点关注以下几方面：一是行文理由是否充分，行文依据是否准确。
二是内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。
三是涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
四是文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；计量单位和标点符号等用法是否规范。
九、积极主动沟通衔接
材料修改属于开放性工作。我们在修改过程中需要积极主动与各个方面沟通，以求信息对称、内容完善、表述准确、集成智慧，让所处理的公文既达到要求，又充分尊重与吸收报文单位的意见和建议，以免关起门来修改半天最后偏离了主题主线，劳而无功。
公文处理中的沟通主要包含五个方面内容：一是补充完善相关资料，主要是请报文单位补充材料里欠缺的内容、数字等信息。
二是商量修改内容的准确性，征求对方意见，保证办文过程通透、接地气。
三是如果材料改动内容较多，则需要邀请材料原执笔人参与修改，直接交换意见，保证起草过程与修改过程融为一体。
四是注意与相关领导沟通，吸收领导意见和要求，让文件更能体现领导意图，为材料最终获得通过奠定基础。
五是对于涉及多个单位的材料，我们还需要在一定范围内充分征求意见，发动各单位提出修改意见，体现各有关单位的思想；遇到涉及人财物等重要工作事项的，我们可能还要多次征求意见，特别是直接承担落实责任的单位，更要提前沟通，必要时要求这些单位提供书面（盖章）意见，作为备案，防止今后落实不到位。
十、文章不怕百人改
好材料是改出来的。
材料是集体智慧的结晶，实非一人之功。
一份材料从酝酿、起草、修改、完善到最后定稿，经过层层审核把关，集中了各个层面人员的智慧。
每个层面人员所处位置不同，承担职责也不同，审视材料的视角也不同，当然看法也会不同，作出改动是正常的、必需的。
通过层层把关，材料越改越完善，越改越准确，越改越有生命力，直至改无可改，最后由领导定稿。
材料修改过程主要包含七个环节：一是起草过程修改完善，主要是具体执笔人修改完善，直到满意为止。
这个环节修改工作量最大，如果修改到位，将为后面完善定稿节省大量时间，减少很多麻烦。
二是单位中层管理人员审核把关，主要是执笔人所在部门的负责人审核完善，重点从技术及业务层面具体修改提升，体现本部门最高水平。
这个修改环节直接决定材料质量的高低。
单位中层部门负责人承担着本部门业务的管理权，熟悉政策、工作重点及领导意图，代表本单位业务工作水平，因此本轮修改直接决定材料质量和水平。
三是单位分管领导审核把关，主要是从整体框架、主题观点、关键事项及重大原则等方面审核，除非送审材料太差，基本不会有太多改动，但会直接关系文件的宏观政策以及重点工作，需要基本体现单位层面意见。
四是单位主要领导审核，主要看是否充分体现本单位的集体意见、是否有违反上级单位规定等原则性问题，直接决定文件的命运，一般情况下不会作原则性修改。
如果经过层层审核之后，在到达单位主要领导那里时材料仍然被改得体无完肤，那么起草者就要深刻反省和修炼功夫了，你就做好挨批与坐冷板凳的思想准备吧。
五是多措并举防止差错。
作为起草人或者修改者因为接触文件过久，往往难以完全发现瑕疵，但差错可能难以避免，这就需要校阅纸质件，不能仅仅在电脑上浏览。
如果是急件或者条件允许的话，我们可以打印多份纸质件，请不同人员同步校阅，最后集中修改，发挥众人智慧交叉检查，可以有效减少差错。
六是建立首读人制度，就是材料印刷好之后安排专人负责通读，检查材料的内容、格式、印刷、页码等方面是否存在问题，确认无误之后签字再发。
首读人是材料修改把关的最后一道闸门，也是不可或缺的关键环节。
如有条件，各类单位都要安排业务素质较好人员担当这个重任。
七是材料如果需要上级单位发文，就要面临上级单位的新一轮修改完善工作。
新一轮修改完善工作与前面六个方面要求相类似，此不赘述。
总的来说，材料起草及修改工作非常辛苦。
每个段落、每句话、每个字甚至每个标点，都可能有错误。
不论是执笔人，还是修改者，都要牢固树立文章不怕百人改的豁达理念，认识到修改是完善内容、杜绝差错、提升质量的必要路径，也是与同事切磋交流、学习领导智慧、提升自身水平的重要捷径，坚持心细如发、细致校改的工作态度，务求完美。
只有乐于接受别人的修改意见，乐于通过比较修改前后的异同悟出更多写作门道，勇于正视领导批评，做到不怕改、改不怕、怕不改，最后才能改得少、改不动、不需改。