与信件相比，电子邮件（email）更短，因为它是对特定问题的回复，而且是在很短的时间内写成的。因此，电子邮件的写作可以允许使用非书面语言，省略，有时甚至省略问候。
Email组成部分
电子邮件包含以下内容：
主题行：标题行表示邮件中讨论的主要事项。
问候称呼：可选。你可以从简单的“嗨”开始，也可以直呼对方的名字，比如“克莱尔”，或者有人干脆不加标题，直奔主题。
▷ 写邮件的理由Reason for writing
▷ 要点Main point
结尾：邮件结尾有很多种，比如最好或者谢谢都可以用来结尾，结尾也是可选的。
电子邮件Tips
1
标题要详细
用简短的一句话把具体事项说清楚，比如上午10点开会讨论加薪（见10点讨论加薪），而不是简单的紧急（Urent）。
即使在回复别人的邮件时，把邮件的主题写清楚也比直接在主题行写Re：或R： R要好。为防止他人将电子邮件误认为垃圾邮件（spam），避免使用诸如hi和Hello等一般标题。
2
内容要简短
一封邮件，最好只写一件事。如果有必要，可以针对不同的事项发送多封邮件，同时为每封邮件写不同的标题，这样可以帮助对方理解邮件的内容。
你不需要在邮件中引用以前邮件的所有内容。可以使用尖括号选择性地引用一些内容，<<引用>>。
3
语言简明直接
在邮件中，语言尽量直截了当。以下是使用简明英语的要点：
多用主动语态，少用被动语态
使用短句，避免长句
不要使用成语（idiom）
如果收件人和你不在同一个领域，尽量避免使用技术或行话
4
明确告知收件人要做的事情
在邮件中注明要为收件人做什么。例如，如果你需要收件人收集某些信息，你可以写：
你能帮我找到2015年的销售数字吗？
你是否可以为我找一下2015年的销售额？
而避免写成模糊不清的：
我需要2015年的销售数据。
我想我需要2015年的销售额。
5
斟酌邮件内容
邮件要言之有物，同时保持礼貌的态度、中立的语气。
请记住，收件人可以随时将您的电子邮件转发给其他人（可以将您的电子邮件转发给其他人），因此确保电子邮件的内容可以被其他人知道，因此不要八卦，在电子邮件中评论，以及内容的电子邮件不能包括机密内容。
6
发送之前检查一遍
发送前，使用拼写检查软件避免拼写错误，并大声朗读，确保没有语法和标点错误。
邮件范例
招呼语
有很多方法可以开始一封电子邮件。通常你可以复制发件人的问候，但是如果你是邮件的发起者，下面的问候可以作为参考。
▌朋友或者同事
Hi是一个非正式的词，可以和朋友或同事一起使用。当然，如果你很了解收件人，你也可以说你好或者“你好+名字”。
▌非熟人
如果你知道收件人的名字，用"亲爱的琼斯先生"，就像信中那样，用Ms代替小姐和夫人。
▌正式邮件
如果您不知道收件人的姓名，请从尊敬的先生、尊敬的女士或尊敬的先生/女士开始。
▌群发邮件
如果要群发邮件给一群人，可以使用集合名词进行称谓，例如：
"Dear customers" 致顾客
"Dear partners" 致合作方
如果你是给同公司的一群人群发邮件的话，你可以用：
"Dear All" 大家好
"Dear colleagues" 同事们好
"Hello everyone" 大家好
如果你是给公司的上司们发邮件，可以用：
"Dear Managers" 经理好
"Dear Directors" 领导好
"Dear Board members" 各位董事
▌不用招呼语
通常在公司里，你可能只是给同事发一个快速消息，就像打电话一样。在这种情况下，你们不需要互相问候，直接开始谈论事情。
正文
正文第一句话要告诉收件人邮件的主要内容。以下为常用的表达：
▌回复之前的邮件
➤Thanks for the information.
谢谢你提供的信息。
➤Thanks for your phone call.
谢谢你的电话。
谢谢你给我数据。
感谢你为我收集了数据。
▌介绍事项进展
只是一个简短的笔记告诉你...
一封快信，跟你说一下……
只是一个简短的笔记让你知道...
简单跟你说一下……
➤Just to update you on…
告知你一下最新进展
▌告知有附件
➤看一下附件。
请查看一下邮件附件。
赶快看看我附上的关于...
请看一下我邮件的附件内容，这是关于……
我想你可能会觉得附件很有趣。
你也许会对附件内容感兴趣。
▌改变原定计划
对不起，我明天不能开会了。
不好意思，但是我明天可能不能开会了。
对不起，下周我不能见你了。
不好意思，但我下周不能和你会面了。
对不起，出了点事，我不能和你一起吃午饭了。
不好意思，但临时有点事，我不能在午饭时和你见面了。
正文的第一句最好只包含一个主题。例如，你可能想寻求帮助、分享信息或提出问题。在这种情况下，你的第一句话应该如下：
''你有几分钟时间帮我吗？"
不知你是否有时间帮助我……
『只是想让你知道...』"
只想让你知道……
➤"关于X，你能告诉我是否...？"
关于某事，你是否能够告诉我……
如果你有多个项目要解释，那么一个项目对应一个自然段。即使自然段只有一行，也没关系。段落之间的空行可以帮助收件人理解你有不止一项要解释。
结尾
信尾的客套话通常非常简洁。通常只需要一个词，如：谢谢，最好，干杯，没有必要在一般信件中使用真诚的你或最好的问候。
签名时，不要签先生、女士、夫人等头衔。签名也取决于信的语气。给朋友或熟人，只要签一份账单。陌生人最好用盖茨或比尔盖茨。
范例
Hi John
你好，John
只是想让你知道我们拿到项目了！他们明天签字，所以我们应该下周开始计划。
我想让你知道我们有项目，我们明天会签合同，下周我们会开始计划。
关于你去年给他们的演示，你还有幻灯片文件吗？
关于你去年给他们做的展示，你是否还留存着ppt文件呢？
Thanks
谢谢
Tom
（编辑：左卓 赵璠<实习>）
中国日报网双语新闻
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