做简报时，一定要先理解会议目的，才能够整理出简报目的以及脉络，让讨论更顺畅！尤其是知道困扰对方的问题属于哪一种类型后，便能了解构成简报架构的重要课题是什么。
所有的问题都可以区分成一、恢复原状型、二、防杜潜在型、三、追求理想型等三种类型（依据TH法）。知道困扰对方的问题，隶属于上述三种类型的哪一种，不仅能够看清问题的本质，亦有助于寻找解决方法。
多数问题都是「恢复原状型」
第一种是「恢复原状型」，这是已经出现症状的问题类型。例如：营业额锐减、感冒、车子故障等，已演变至损坏的状况，都属于此一问题类型。解决之道就是恢复原状，将事物恢复到原本的状态。一般所谓的「问题」，大都是指恢复原状型的类型。
其次的「防杜潜在型」，意指虽然尚未出现症状，但继续放任不管的话，将演变成大问题的类型。有时还伴随着紧急性：当少子化越演越烈，将造成年金制度的崩坏；再不加油就没油了；顾客持续增加的话，资讯系统将会超载等，都属于此类型。解决之道是维持现状，避免状况恶化。
最后一种「追求理想型」，则是指那些并未损坏、放任下去也不会造成问题的类型。之所以把它视为问题，是因为它有可能变得更好。
此类型意味着理想和现实之间的差距，也就是说有改善的余地。解决之道是达成理想的状态。
不同问题类型，有不同流程及架构
知道困扰对方的问题属于哪一种类型后，便能了解构成简报架构的重要课题是什么。
如果困扰对方的问题是恢复原状型：
（1） 掌握到底发生了什么问题（掌握现况）（二）视情况所需，将危害控制在最小限度（紧急处置）（三）查明原因所在（分析原因）（四）思考该如何修复（原因处理）（五）研究对策，避免再度损坏（防止复发）
如果困扰对方的问题是防堵潜在型：
（一）设定一个一旦发生会造成困扰的问题（设定问题）（二）查明造成此问题的诱因（查明诱因）（三）思考预防问题发生的对策（预防对策）（四）思考问题发生时的对策（发生时的因应对策）
如果困扰对方的问题是追求理想型：
（一）分析问题点的优缺点（资产盘点）（二）选定追求的理想＝目标（选定理想）（三）思考可达成理想的对策（行动计划）
实际做简报的时候，可依照各问题类型的架构，一一阐述各个重要课题。
在判断问题属于三大问题类型中的哪一种时，有时会发现，对方和我们的认知是有差异的。这时，你对眼前困扰的判断是否符合对方的认知，就显得非常重要。
举例来说，即使发表者非常确定已经出现状况，但对方完全不这么认为，想必也听不进任何建议吧。
这时，与其想尽办法让对方了解这是恢复原状型的问题，且已演变至损坏状况，倒不如把问题归类到防杜潜在型或追求理想型，反而更能说服对方。
若简报发表者对于问题类型的认知，和对方完全不同，将大大降低内容的说服力，这一点请务必留意。
正确定义问题了吗？——鸡同鸭讲的失败简报案例
小田岛是大型金融机构的法人业务。他努力劝说中坚上市公司的经营团队回购股票，但双方对问题类型的认知似乎不同。
小田岛：（经过15分钟的说明后）「如同上述说明，依照金融理论来计算贵公司股东的整体报酬率时，可发现原本的数字已大幅下降，再者，依照资本资产定价模式（Capital Asset Pricing Model，简称CAPM，广泛应用于投资决策和公司理财领域）来计算股价，也会发现理论上的数字也大幅减少。
加权平均资金成本（Weighted Average Cost of Capital，简称WACC，在金融活动中用来衡量一间公司的资本成本）又过高，这也是一大问题。
」
经营团队A：（说了那么多，最后竟然说股价即将走低。这家伙到底在说什么啊！这半年来，本公司的股价明明很稳定的成长。话说回来，金融理论什么的，我根本不懂……还有，什么资本资产定价模式，什么加权平均资金成本的，那到底是什么？财务方面，我只知道ROE（股东权益报酬率）和股利发放率而已。）
小田岛：「因此，为突破这样的局面，我建议利用股票回购的方式，发放红利给股东。现在事态非常紧急。」
经营团队B：（利用股票回购的方式，发放红利给股东？为什么要这么做？给股东的报酬率太低？我没听说哪个股东抱怨过啊……而且我们一直有发红利，为什么还要回购股票？）
小田岛：「过去股票摊销或股票选择权等的股票回购，有其目的限制，但2001自从年商业法修正后，已经可以不限制目的地持有库藏股了。再加上2003年商业法修正后......。」（按：库藏股，用公司的资金买回公司自己的股票。）
社长：（说了一堆股票回购的事，但这家伙根本什么都不懂。明明什么问题都没有，他只想藉由本公司的股票回购赚点手续费吧！对了，我和另一家金融机构谈的并购案，不知道进行得如何了......。）﹝打断简报﹞「不好意思，我突然想起一件急事，所以今天就到此为止吧。有需要的话，我会再和您联络，今天就请您先回去吧。」
小田岛：「咦？喔......谢谢您。」
刚才那个报告，哪里有问题？
难得有机会向社长做简报，却被中途喊停，看样子，似乎就要失去客户的信赖了。
对方不认为现在处于恢复原状型的问题状态
小田岛似乎从一开始就发现该公司已经出现状况，面临的是「恢复原状型」的问题类型。
但对方却认为，无论是在股东权益或股价方面，都没有任何问题。因为有按时分发红利、股价很稳定、股东也没有任何批评，所以，当小田岛平白无故的提醒公司已演变至损坏状况时，对方才会一头雾水。
坚持说服对方现况已演变至损坏状况
双方对于公司现况处于哪一种问题类型，在认知上有差异的情况下，小田岛却拼命想说服对方认清问题的严重性，因此，他使用了「事态」、「已大幅下降」、「一大问题」、「非常紧急」等煽动不安的骇人字眼。这些字眼用得愈多，反而愈容易刺激对方反驳：「才没这回事！」
使用艰涩的说明，毫不考虑对方的程度
精通金融及企业财务的小田岛，在说明时使用了超过听者理解程度的专业词汇，结果对方非但不能理解，还产生反感。
经营团队并非每个人都具备高水准的金融、及财务相关专业知识，所以使用符合对方理解程度的说明，是发表者的责任。
正确定义问题，先求同、再存异——成功案例
小田岛：「......以上是我对贵公司近年来的股价及股东权益政策上的了解。我的结论是，贵公司无论在ROE、每股获利、股利政策或股价的变化上，都有高水准的表现。」
经营团队A：（没错。现在经营公司的人，不重视股东权益可不行。这一点就连制造业出身的我也知道。所以我都50几岁了，还在偷偷学习ROE及股利发放率等知识呢。）（对公司现况的认知与对方一致。而且，说明内容也未脱离对方的财务知识范畴。）
小田岛：「贵公司不仅业绩表现亮眼，也让人感觉到在经营方面，极重视股东权益。」
经营团队B：（这家金融机构挺了解本公司的状况嘛......我们对事业及财务可是同等重视的。）（对现状并未出现问题的认知与对方相同。）
小田岛：「事实上，此次分析贵公司的财务现况时，我发现了一个日后可能出现的问题。
我利用现今多数投资法人，及证券分析师常用的财务理论进行分析，发现在重视股东权益的经营方针上，尚有不小的改善空间。
」（发表者迎合对方对现状的认知后，以「防杜潜在型」的方式点出问题所在。
然后用「改善空间」来加以包装，表现出「追求理想型」的态度。
」
社长：（本公司固然重视股东权益，但制度确实不够完善。我本来还想，这场简报要是无趣的话，就中途离席呢，看来还是继续听下去比较好。）
简报的基本原则，是先阐述「结论＝最想传达的事情」，然后再说明理由，以佐证结论。所以，简报的整体结构就是金字塔结构（如下图一）。所谓简报，即是把金字塔结构里的每一层讯息，由上而下逐一说明，并在最后再次确认结论。
一开始就明确提出结论＝最想传达的事情，可以把内容被误解的可能性减至最低。
然而，我们常见的简报形式却是从细节开始说明，最后才导入结论。这种方式会让听者难以掌握重点，最好避免采用。
接下来，我们来看简报的整体形式，及其结构和组成顺序。
首先，简报的主旨，必须一开始就在概要及主摘要两处载明清楚（❷）（如下图二）。
接着再表明具体的主要讯息（此次简报最想表达的事）（❸）。支撑主要讯息的根据及理由，则由数个关键讯息来构成，而各个关键讯息又以多个次要讯息为依据（❹ ❺ ❻）。
此外，主题则用来表明该页面所要阐述的是什么。
根据这样的结构，简报里的每个「版面」，都是用数个下位讯息（标准是3个，最多5个），来佐证一个上位讯息。
最后（❼），再次提出结论＝最想传达的事情，告诉听众简报的主旨。因为听众是健忘的，不可能完全记住并理解简报的内容，所以必须在结束前，再次提出结论，以确定听众理解简报的主旨。
一个关键讯息要由三个次要讯息来佐证，所以根据图二来制作简报资料的话，除了封面之外，还需要制作六张页面。
过于着重动画，小心反效果
升级版的简报软体，多了一个动画选项。使用Power Point做简报时，光是切换画面的选项就有：切换投影片、淡出、推入、擦去、分割、显示、随机线条、图案等。而且，各个选项之下，又有各种不同的选项。音效也是一样。
针对动画和音效，我的建议是要节制使用。
虽然有些发表者很明显的偏好使用动画及音效，但为防止打断听众的专注力，造成反效果，商务简报禁止过多的动画和音效。在制作简报时，过分花俏的动画与音效，也很可能引发听众的反感，要有节制的使用。
强调对比就用互补色
和动画一样，配色方面也要注意。使用数个同色系的颜色，是配色的基本原则。
想要强调对比的话，不妨使用互补色。最具代表的互补色，是红和绿。但因为红绿的对比过于强烈，看久了会使眼睛疲劳，所以要有节制的使用。另外，黄色和紫色也是对比强烈的互补色，但是白色背景突显不出黄色，使用上仍需多加注意。
任何颜色涂满整个页面都会形成视觉上的压力，这时若能妥善利用渐层，有层次的调整颜色浓度，可减轻视觉上的负担。另外，让静止画面产生动感，也是渐层的优点之一。